Når du har oprettet en ny anskaffelsessag, åbnes fanen Behovsafklaring. Her beskriver du behovet for anskaffelsen ved at besvare en række spørgsmål, som danner grundlag for den videre behandling af sagen.
Oplysningerne bruges efterfølgende af vurderingsteamet, som består af de medarbejdere, der er tilknyttet vurderingen af sagen. Vurderingsteamet gennemgår oplysningerne og tager stilling til blandt andet krav, informationssikkerhed, databeskyttelse, IT, indkøb og øvrige relevante forhold
Behovsafklaringen indeholder både fælles spørgsmål, der gælder alle anskaffelser, og specifikke spørgsmål, der afhænger af de valgte anskaffelsestyper.
Anskaffelsestyper
Øverst på siden under Anskaffelsestyper kan du se de anskaffelsestyper, der blev valgt ved oprettelsen af sagen.
Du kan klikke på rediger (blyantikon) til højre, for at ændre de valgte anskaffelsestyper. Valget har betydning for, hvilke spørgsmål der vises i behovsafklaringen. Hvis du ændrer anskaffelsestyperne, tilpasses spørgsmålene automatisk til de nye valg.
Du kan ændre anskaffelsestyperne, indtil vurderingsfasen er afsluttet.
Spørgsmål til anskaffelsen
Under “Spørgsmål til anskaffelsen baseret på anskaffelsestype” vises spørgsmålene i behovsafklaringen, opdelt i grupper efter de valgte anskaffelsestyper.
Den øverste gruppe “Fælles (indgår på alle anskaffelser)” indeholder spørgsmål, der indgår i alle anskaffelser uanset anskaffelsestype. Derudover vises en gruppe for hver af de valgte anskaffelsestyper, f.eks. “AI” og “It-system”.
Den orange markering viser, hvor mange spørgsmål der endnu ikke er besvaret i hver gruppe.
Udfyld behovsafklaring
Du kan klikke på en gruppe, for at folde spørgsmålene ud eller sammen.
Gennemgå spørgsmålene, og udfyld de oplysninger, der er relevante for anskaffelsen. Klik i feltet til højre for det enkelte spørgsmål for at angive dit svar.
Svarmulighederne er fastlagt på forhånd for hvert spørgsmål. Nogle spørgsmål besvares i et tekstfelt, mens andre besvares ved at vælge en værdi fra en liste og eventuelt uddybe svaret i et tilhørende tekstfelt.
Ved nogle spørgsmål vises en kort forklaring på, hvilke oplysninger du skal angive.
Det er ikke nødvendigt, at alle spørgsmål er besvaret, før sagen kan sendes videre til vurdering. Vurderingsteamet tager efterfølgende stilling til, om oplysningerne giver et tilstrækkeligt grundlag for den videre behandling.
Upload dokumenter
Hvis du har angivet en leverandør ved oprettelsen af sagen, kan du også uploade eksisterende dokumenter under behovsafklaringen, f.eks. en kontrakt eller databehandleraftale.
Du kan tilføje flere dokumenter senere i dokumentfasen. Dokumenterne sendes ikke automatisk til leverandøren, men først når du vælger at sende dem i dokumentfasen.
Sagsinfo og log
Til højre på siden vises “Sagsinfo”, hvor du kan se og opdatere oplysninger om anskaffelsessagen.
Sagsinfo indeholder følgende felter:
- Status for behovsafklaring – Viser behovsafklaringens aktuelle status. Du kan løbende ændre status, mens du arbejder med behovsafklaringen. Når sagen går videre til næste fase, opdateres status som en del af processen
- Område – Viser det område, anskaffelsen vedrører. Ved at klikke i feltet kan ændre oplysningerne
- Beskrivelse – Viser sagens beskrivelse. Du kan redigere eller supplere beskrivelsen, ved at klikke i feltet og indtaste
- Anskaffelsesteam – Viser navnene på de personer, der er tilknyttet sagen som ønskestillere. Du kan tilføje eller ændre personerne i anskaffelsesteamet, ved at klikke i feltet. Du kan ligeledes fjerne personer fra anskaffelsesteamet, ved at klikke på kryds ud for den pågældende person
- Note – Angiver tilhørende noter til sagen. Du kan tilføje noter til sagen ved at klikke i feltet og indtaste
Oplysningerne i Sagsinfo kan ses af alle med adgang til sagen, bortset fra leverandører, der tilgår sagen via leverandørportalen.
Under Log kan du følge aktiviteter og ændringer på sagen. Oversigten vil blive opdateret med hændelser, i takt med de handlinger der foretages på sagen.
Send til vurdering
Når du har gennemgået behovsafklaringen og udfyldt de relevante oplysninger, kan du sende sagen videre til vurdering, ved at klikke på knappen “Send til vurdering” øverst på siden.
Det er ikke nødvendigt, at alle spørgsmål er besvaret til anskaffelsen, før sagen kan sendes videre til vurdering. Vurderingsteamet tager efterfølgende stilling til, om oplysningerne giver et tilstrækkeligt grundlag for den videre behandling.
Når sagen sendes til vurdering, låses felterne i behovsafklaringen, så de ikke længere kan redigeres. Felterne kan først redigeres igen, hvis vurderingsteamet sender sagen tilbage til behovsafklaringen.
Vurderingsteamet modtager en mail om den nye anskaffelse og gennemgår oplysningerne. I sagens Log kan du se, hvem der har sendt sagen til vurdering og hvornår.
Vurderingsteamet kan herefter enten lade sagen gå videre i processen eller sende den tilbage, hvis der er behov for yderligere oplysninger.
Hvis sagen sendes retur
Hvis vurderingsteamet har behov for yderligere oplysninger eller præciseringer, kan sagen sendes tilbage til behovsafklaringen.
Du modtager en mail om, at sagen er sendt retur. Den overordnede begrundelse fremgår af sagens Log, og behovsafklaringen åbnes igen, så du kan rette eller supplere dine besvarelser.
Spørgsmålene kan være markeret med følgende status:
- Kræver præcisering (gul) – Angiver, at vurderingsteamet har behov for yderligere oplysninger. Under Kommentar fra vurdering kan du se, hvad der skal uddybes eller ændres
- Afklaret (grøn) – Angiver at vurderingsteamet har vurderet besvarelsen som tilstrækkelig
Gennemgå tilbagemeldingerne, og opdater de relevante oplysninger.
Når du har foretaget de nødvendige ændringer, skal du klikke på knappen “Send til vurdering”, for at sende sagen tilbage til vurderingsteamet. Vurderingsteamet modtager herefter en mail om, at der er givet feedback på spørgsmålene.
Sagen kan sendes retur flere gange, hvis der fortsat er behov for yderligere oplysninger, inden den kan gå videre i processen.