På tværs af hele systemet finder du knappen “Rediger indstillinger”, vist som et tandhjulsikon øverst i højre hjørne på siden.

Ved at klikke på ikonet åbnes et vindue midt på siden med adgang til en række overordnede indstillinger, som gælder på tværs af systemet.

Bemærk, at denne funktion kun er tilgængelig for brugere med administratorrettigheder.

Indstillingerne er opdelt i flere faner, som hver især vedrører forskellige dele af systemets opsætning. Når du foretager ændringer i en fane, skal du afslutningsvis klikke på “Gem” nederst på siden for at gemme ændringerne.

Vinduet indeholder fanerne “Generelt”, “Rapporter”, “Email påmindelser”, “Risiko” og “Aktiver”.

Generelt

Under den første fane “Generelt” kan du angive overordnede indstillinger for brug af systemet, herunder hvordan ansvar håndteres og hvem der modtager notifikationer.

Denne sektion bruges bl.a. til at sikre, at der er overblik over ansvar, hvis en bruger ikke længere er aktiv.

Når du indstiller fanen “Generelt”, har du følgende udførelse:

1. Email til notifikation om inaktive ansvarlige – Klik i feltet og indtast den e-mailadresse, som skal modtage besked, hvis en ansvarlig bruger bliver inaktiv
2. Tillad flere ansvarlige brugere pr. opgave – Klik i feltet og vælg fra listen, om der må være flere ansvarlige på en opgave for hhv.: “Ja – tillad flere ansvarlige” eller “Nej – kun én ansvarlig”

Rapporter

Under fanen “Rapporter” kan du indtaste oplysninger, som anvendes i systemets rapporter og automatiske udtræk.

Disse oplysninger bliver bl.a. brugt i dokumentation og rapportering, og det er derfor vigtigt, at de er korrekte og opdaterede.

Når du indstiller fanen “Rapporter”, har du følgende udførelse:

1. Hvem er dataansvarlig? – Klik i feltet og indtast navn på den dataansvarlige eller den dataansvarlige enhed
2. Kontaktoplysninger for dataansvarlige – Klik i feltet og indtast kontaktoplysninger, f.eks. e-mail eller telefonnummer
3. Kontaktoplysninger for den fælles dataansvarlige – Klik i feltet og indtast kontaktoplysninger på den dataansvarlige der deler ansvaret, hvis der er delt dataansvar med en anden part
4. Kontaktoplysninger for den dataansvarliges repræsentant – Klik i feltet og indtast kontaktoplysninger på repræsentanten af den dataansvarlige, hvis den dataansvarlige er etableret uden for EU/EØS
5. Kontaktoplysninger for databeskyttelsesrådgiveren – Klik i feltet og indtast oplysninger på DPO, f.eks. navn eller telefonnummer
6. Sikkerhedsforanstaltninger – Klik i feltet og indtast en beskrivelse af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger, der er implementeret
7. Modtagere af persondata – Klik i feltet og indtast hvilke parter der modtager personoplysninger

Email påmindelser

Under fanen “Email påmindelser” kan du opsætte, hvornår systemet automatisk skal sende påmindelser om opgaver og deadlines til den ansvarlige.

Denne funktion hjælper med at sikre, at opgaver bliver fulgt op i tide. Du kan vælge én eller flere af disse påmindelser afhængigt af, hvor tæt opfølgning du ønsker.

Når du indstiller fanen “Email påmindelser”, har du følgende udførelse:

1. 7 dage før deadline – Klik i feltet og marker det, for at sende en påmindelse 7 dage før deadline
2. 1 dag før deadline – Klik i feltet og marker det, for at sende en påmindelse dagen før deadline
3. På dagen for deadline – Klik i feltet og marker det, for at sende en påmindelse på selve dagen for deadline
4. Hver 7 dage efter deadline, indtil udført – Klik i feltet og marker det, for at sende gentagne påmindelser efter deadline, indtil opgaven er udført

Risiko

Under fanen “Risiko” kan du vælge, hvilken risikomodel der skal anvendes i systemets risikovurderinger.

Valget af risikomodel har betydning for, hvordan risici vurderes og vises i systemet. Det påvirker bl.a. skalaen for sandsynlighed og konsekvens, farveinddelingen samt opbygningen af risikomatrixen.

Du kan indstille én risikomodel for systemet, ved at klikke i feltet “Skala” og vælge den ønskede model fra listen.

Når du indstiller fanen “Risiko”, har du følgende valgmuligheder:

1. 4X4 Basis (3 farver) – Systemets standardmodel med en 4×4 matrix inddelt i tre risikoniveauer for hhv.: Grøn (lav), gul (middel) og rød (høj)
2. 4X4 KL (fælleskommunal) – En model baseret på kommunernes Landsforenings anbefalede metode til risikovurdering
3. 4X4 Basis (5 farver) – En udvidet version af standardmodellen med fem risikoniveauer for hhv.: Grøn (lav), lysgrøn (under middel), gul (middel), orange (over middel) og rød (høj)
4. 5X5 CER/Forsyning – En detaljeret model med en 5×5 matrix, som anvendes i forsyningssektoren og i arbejdet med CER-direktivet. Modellen anvendes ofte i organisationer med højere krav til risikostyring.
5. 4X4 Datatilsynet – En model baseret på Datatilsynets tilgang til risikovurdering, som anvendes i vurdering af risici for registreredes rettigheder og frihedsrettigheder

Aktiver

Under fanen “Aktiver” kan du oprette brugerdefinerede felter, som kan anvendes på aktiver i systemet. Brugerdefinerede felter gør det muligt at tilføje ekstra oplysninger til aktivmodulet, hvis organisationen har behov for at registrere informationer, som ikke allerede findes som standardfelter i systemet.

Du kan aktivere op til to brugerdefinerede felter. Felterne oprettes på samme måde. For hvert brugerdefineret felt kan du angive en label, som bestemmer feltets navn, og du kan vælge en valgliste, hvis feltet skal udfyldes med bestemte svarmuligheder.

Når du indstiller de brugerdefinerede felter under fanen “Aktiver”, har du følgende udførelse:

1. Aktivér felt – Klik i boksen og marker den, hvis det brugerdefinerede felt skal være aktivt og kunne anvendes på aktiver
2. Label – Klik i feltet og indtast den tekst, der skal vises som navn på feltet, f.eks. “Dataklassifikation”, “Systemkategori” eller “Fagområde”
3. Valgliste – Klik i feltet og vælg fra listen den valgliste, der skal anvendes til feltet. Valglisten bestemmer, hvilke svarmuligheder brugeren kan vælge i det brugerdefinerede felt, f.eks. “GDPR Lovhjemmel”, “Kategorier af registrerede”, “Modtager”, “Tilsynsmodel” eller “Resultat af kontrol”